トップ > 教員・学生の方へ > KLL前期博士課程研究助成金 > 申請の手引き

教員・学生の方へ

2021年度 申請の手引き

ENGLISH

1. 対象経費(受給金額の上限/15万円)
  • 成田空港(又は羽田空港)を発着地とする往路と復路の航空運賃の実費と空港までの交通費
    • ※原則として最下級普通運賃(出発日のエコノミークラスの正規料金適用)を上限とします。
    • ※学会開催都市と異なる場所を経由して帰国し、往路と復路の行程が異なる場合であっても、その理由が自己の研究論文に関する研究活動の為の移動であった場合には、往路と復路の航空運賃を認めます。詳しくは「助成金受給申請可能な航路について」をご参照ください。
    • ※国際会議参加以外で自己の研究論文に関する研究活動のために立ち寄る予定がある場合は、訪問先・目的・活動内容が分かるものを別添としてご提出ください。
    <提出書類例>
    • a) 指導教員からの研究活動指示書(指導教員の自筆署名入り)
    • b) 訪問先の研究室の先生とやり取りしたメール
    • c) 指導教員の自筆署名入りの研究活動報告書(上記aまたはbの書類が提出できない場合のみ)
    • ※成田空港(又は羽田空港)までの交通費の経路の選択は原則として経済的・合理的であることが求められます。
  • 会議開催地での宿泊料金
    ※学会に参加するために必要不可欠な宿泊のみ対象とします。
  • 会議開催地での交通費
    ※学会に参加するために必要不可欠な移動のみ対象とします。
  • 学会参加費

(注)本助成金の受給金額の上限を超える費用、また、支出が認められない費用については、原則として本人の負担となります。なお、公的資金をそれらの費用に充当することはできないものとします。

 

2. 受給申請書類の提出日

原則、帰国後1週間以内(帰国した時点で本助成金の採択が未決定である場合は、採択決定後1週間以内)

  • ※最終提出期限は2022年3月4日(金) 厳守
  • ※3月4日~3月20日までに開催される学会に参加する場合は、3月4日までに、受給申請書類のうち★印の書類を提出し、残りの書類は帰国後3日以内に提出。やむをえない事情で、3月4日までにすべての領収書等がそろわない場合は、必ず事前にKLL事務室に相談して下さい。
3. 受給申請書類一覧
  • ① 成果報告書【書式№1】
  • ② 受給申請書【書式№2】 ★
  • ③ 振込依頼状【書式№3】 ★
  • ④ 振込銀行口座通帳のコピー ★
  • ⑤ 領収書【書式№4】,【書式№8】 ★(領収書のないものは基本的に支給不可)
  • ⑥ 搭乗券の半券(往復分)【書式№5】
  • ⑦ 学外研究・学会活動届のコピー(学生課提出分のコピー)
  • ⑧ 会議プログラムのコピー(会議名・会議開催場所・日付、本人が発表した事実がわかるページのみで可)
  • ⑨ 論文採択通知(Eメール可)のコピー★
  • ⑩ proceedings又はabstract(印刷中の場合、提出原稿でも可)
4. 受給申請書類の作成に関する注意事項

① 成果報告書【書式№1】

  1. 「会議・論文発表内容とその成果」の欄は、600字程度にまとめてください。
  2. 手書きの場合、特に外国語の綴りは、はっきりと書くようにしてください。
  3. 本人、及び指導教員の押印欄に、必ず押印してください。

② 受給申請書【書式№2】 ★

  1. 本人の押印欄に、必ず押印してください。
  2. 領収書に№をふり、受給申請書の「№」欄に記入してください。
  3. 旅程は、1日ごとに記入してください。何日かまとめての記入はしないようにご注意ください。(記入例参照のこと)

③ 振込依頼状【書式№3】 ★

  1. 本人の押印欄に、必ず押印してください。
  2. ゆうちょ銀行口座への振込をご希望の場合は、他行からの振込用の店名・預金種目・口座番号への変換が必要です。ゆうちょ銀行店名・口座番号変換サイトで変換し、ご記入ください。
    変換サイトはこちら

④ 振込銀行口座通帳のコピー ★

  1. 通帳の振込口座内容(銀行名・支店名・口座番号・口座名義人)が記載されているページをコピーしてください。

⑤ 領収書【書式№4】,【書式№8】 ★

  1. 書式№4「領収書貼付台紙」に領収書を貼り付けてください。ただし、A4サイズの領収書や添付資料については台紙に貼付する必要はありません。
  2. 領収書は原紙を提出して下さい。コピーは不可です。
  3. 領収書の宛名は 「慶應義塾大学 ○○××(本人名)様」 としてください。
  4. 書式№8「交通費領収書」は、領収書が出ない場合使用してください。
    (<各領収書に関する注意点>の(2)参照)

⑥ 搭乗券の半券(往復分)【書式№5】

  1. 書式№5「搭乗券半券貼付台紙」に搭乗券の半券(往復分)を貼り付けてください。
  2. 搭乗券の半券(往復分)は原紙を提出してください。コピーは不可です。
  3. eチケットのため搭乗券の半券がない場合は、eチケットの控えを提出してください。

■各領収書に関する注意点

  • 航空運賃の領収書について
    パック旅行を利用した場合は、「パックの内訳がわかる書類」を提出してください。内訳を提出できない場合、日程が明らかになる資料、旅費がそれぞれ単独で購入した時より安くなることを説明する資料が必要です。
  • 日本国内空港までの交通費の領収書について
    交通費も原則として領収書が必要です。ただし、領収書が出ない公共交通機関利用の近郊交通費(概ね100キロ以内の普通鉄道料金・路線バス料金等)のみ、所定の「交通費領収書【書式№8】」を作成のうえ、提出してください。交通費は実費とします(グリーン料金は認めません)。 交通費の経路の選択は原則として経済的・合理的であることが求められます。当該日の運賃と経路が確認できるWeb画面(「Yahoo!路線情報」などの経路検索画面)を添付して提出してください。
  • 会議開催地での宿泊費領収書について
    宿泊費は、1泊につき下表の上限金額以内の実費とします。複数人で宿泊手続きをした場合、領収書は手続代表者名だけではなく、助成金受給申請者個人の名前が特定できるようなもので、かつ1人あたりの宿泊費がわかるものを提出してください。

    ※次表は国外の場合です。国内宿泊費は、1泊につき12,000円以内の実費とします。

         宿泊費の上限金額(PDF /109KB)
  • 会議開催地での交通費領収書について
    領収書の無い交通費の申請は認められません。

    ※タクシーは原則的に利用不可。やむを得ず利用した場合(公共交通機関が存在せず、タクシー等を利用しなくてはいけない状況である場合等)には、必ず領収書をもらってください。

  • 学会参加費の領収書について
    「学会webサイト等で学会参加費の内訳が確認できるページ」を添付してください。また、参加学会の主催する懇親会費や学会参加費に含まれる食事代等についても、領収書がある場合は支出対象とします。
  • クレジットカードでの支払いについて
    クレジットカード(ご本人の名義のものを使用すること)で支払った場合は、「クレジットカード利用明細書」の写し(カード名義、該当支出、引き落とし日以外は黒塗り可)も一緒に提出してください。

    ※電子マネー、バーコード決済(LINEPay, PayPayQRコード決済、kyash)等は使用しないでください。

  • 外貨での支払いについて
    外貨での支払い(現金)の際には、レート表(外貨交換計算書※)を提出してください。
    • ※「外貨交換計算書」もしくは三菱UFJリサーチ&コンサルティングのwebサイトで「三菱UFJ銀行」公表の領収日のレートを検索して添付してください。
      (参考サイト:http://www.murc-kawasesouba.jp/fx/past_3month.php
  • 海外渡航保険について
    海外渡航保険については、自己負担となりますので、申請時には保険料を差し引いた金額で申請をお願いします。
  • その他
    本研究助成金の対象となる費用のいずれかで支給金額の上限15万円を超える場合には、該当する領収書のみをご提出いただければ結構です。(例:航空運賃が16万円→航空運賃の領収書のみ提出で可) ただし、受給申請書の旅程欄には全ての旅程を記入し、経費欄には該当する経費のみを記入してください。
5. 受給申請ができない例

次のいずれかに該当する場合は、受給申請はできません。

  • ① 当該年度に一度でも本助成金制度により助成金の交付を受けている場合
    (申請時に複数の学会を記入し、認められている場合でも受給できるのは1つの学会のみです。ただし、上限15万円の範囲で、参加する学会にかかる経費に加えて、参加しない学会に係るキャンセル料を助成対象とします。
  • ② 指定された期日までに受給申請手続きを行わなかった場合
  • ③ 当該学会について、他の助成金・補助金等により助成を受ける場合。
  • ④ 旅程に自己の研究論文に関する研究活動以外の目的(ex.プライベートな旅行)が含まれる場合
  • ⑤ 受給申請を行う前に理工学研究科を離籍(退学等)した場合
6. その他注意事項

※ 渡航に関する注意

 現在、外務省の感染症危険レベルで、レベル2(不要不急の渡航は止めてください)以上となっている 国・地域について、塾生の渡航が禁止されています。慶應義塾が塾生に対して渡航禁止を指示している場合には、本助成金での渡航は中止・延期してください。渡航に関しては、最新の情報を慶應義塾新型コロナウイルス感染症対策本部や理工学部の塾生向けのホームページ等で、必ず確認してください。

※ 国外出張に限らず、国内・他キャンパスにおける学外活動についても慶應義塾新型コロナウイルス感染症対策本部や理工学部の塾生向けのホームページ等で、最新の情報を必ず確認してください。「学外研究・学会活動届」についても、提出要領の指示に従って対応してください。
  1. 英文による謝辞を入れる場合には、以下の助成金名称をご使用下さい。
    the Research Grant of Keio Leading-edge Laboratory of Science & Technology
  2. 提出書類の内容に虚偽があることが判明した場合、交付した助成金の返還を求めることがあります。
  3. 各種申請書類は、こちらからダウンロードすることができます。

 

  1. 新型コロナウイルス感染拡大への対応として、以下の運用といたします。

    (採択条件)

    ・渡航先が外務省の感染症危険情報レベル2以上に設定されている場合は経費の補助は行わない。慶應義塾が学生に対して渡航禁止を指示している場合には、渡航計画そのものを中止・延期することを条件とする。

     

    (対象学会の拡大)

    ・国外で開催される国際会議が、オンライン開催に変更された場合も対象とする。

    ・「国内で開催される国際学会(実開催、オンライン開催とも可)」を対象学会に含めて、航空運賃以外の往復の交通費も助成対象とする。

     

    <国内で開催される国際学会(実開催)の交通費、宿泊費について>

    ※宿泊費は、1泊につき12,000円以内の実費とします。

    ※交通費は、実費とします。(グリーン料金は除きます。)

    ※タクシーは原則的に利用不可。やむを得ず利用した場合(公共交通機関が存在せず、タクシー等を利用しなくてはいけない状況である場合等)には、必ず領収書をもらってください。

    ※航空機の利用は500km以上の場合のみ。必ず領収書をもらってください。

     

    (参加予定学会が中止、延期された場合の扱い)

    ・第2、第3候補として申請した学会への変更は、手続きなく変更が可能

    ・申請時に候補として挙げていない学会への変更は、申請学会の変更届 (学会変更届No.10) を提出

    ・他に参加できる学会が無い場合は、辞退届(No.6)を提出

    ・渡航先の感染症危険情報レベルが2未満の段階で予約を行い、その後、危険情報レベルが2以上になったことで必要となったキャンセル料については、経費による補助を行う。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. 書類提出先・お問い合わせ先

慶應義塾先端科学技術研究センター 事務室(創想館3F 14-309)
〒223-8522 神奈川県横浜市港北区日吉3-14-1
月~金曜日(祝祭日除く) 9:00-16:30(11:30-12:30を除く)
E-mail:kll-staff@adst.keio.ac.jp

トップへ戻る