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教員・学生の方へ

会計報告書作成のQ&A

ENGLISH

支出の対象の可否について

Q1
英語の辞書は支出の対象になりますか?
A1
支出の対象にはなりません。一般的な英語の辞書の場合、汎用性が高く、研究以外の用途で使えるため、英語の辞書は購入不可です。また、同様の内容の電子辞書も、購入は不可です。
Q2
慶應義塾のメディアセンターを通じて他大学の文献を私費で取り寄せた場合、その文献取寄費は支出の対象になりますか?
A2
支出の対象になります。
Q3
生協で売っているコピーカードは、助成期間内に使いきれば支出の対象になりますか?
A3
支出の対象にはなりません。他の助成金では、領収書のほかに期間内に使い切った証拠のために使用済みコピーカードを添付すれば支出が可能のようですが、本助成金ではコピーカードは金券であり、その報告方法の如何に関わらず支出はできません。
Q4
インターネットショップの代金引換便で物品を注文したのですが、代引手数料は支出の対象になりますか?
A4
代金引換でしか購入できないものであれば、支出の対象となります。
Q5
銀行から自分で助成金を引き出す時にかかった手数料は支出の対象になりますか?
A5
支出の対象にはなりません。但し、銀行口座から直接購入先から引き落としされたときに発生する手数料に関しては、支出可能です。
Q6
学会参加費に懇親会費が含まれています。懇親会費は支出の対象になりますか?
A6
懇親会費は支出の対象にはなりません。学会参加費の金額が明記された学会資料等を添付の上、報告書には学会参加費のみ記載して下さい。金額が分からない形で懇親会費が含まれている場合は、学会参加費から一律5,000円を差し引いた額で計上して下さい。
Q7
パソコンのメモリやハードディスク、モニターの交換や増設は支出の対象になりますか?対象になる場合は、費目は何ですか?
A7
支出の対象になります。但しその部品等が、自分の博士課程論文の研究になぜ必要なのか、研究との関わりがはっきりとわかるように、購入の理由書が説明できるようにしておいて下さい。また費目の分類等は、手引きにある通りです。例えば、購入したモニターの耐久年数が1年以上で、税込単価が10万円以上20万円未満であれば用品費となります。具体的に購入したいものが決定し、なおかつ手引きを見ても費目の分類がわからないという場合は、お問合せ下さい。

旅費、交通費に関して

Q1
研究室で合宿に行きますが、その時の交通費と宿泊代は支出の対象になりますか?
A1
支出の対象にはなりません。本助成金の旅費は、原則として、外部の団体が主催する学会等に出席し、自身の博士課程論文の研究のために知識を吸収、研究発表するために支出するものです。研究室での合宿となりますと、直接自身の研究との関わりを説明するのが難しい部分があり、原則として支出の対象外としております。
Q2
発表を伴わない学会への旅費は支出の対象になりますか?
A2
支出の対象になります。本助成金は発表目的ではない学会への参加費・旅費、学会年会費、また、サマーセミナーやワークショップへの参加費等に使うことが出来ます。
Q3
開催期間が3月31日まである学会に参加するための旅費は、支出の対象になりますか?
A3
原則として支払支出期限を過ぎてからの購入は認められませんが、ご質問のケースは、支払支出期限前に、生協等で鉄道・航空チケットの購入やパック料金の支払を済ませてご対応下さい。
Q4
共同研究者との打合せに行く際の交通費は支出できますか?
A4
支出できます。ご自身が一筆書いたもの(書式は任意)に打合せ先の先生の印を押してもらったものを証拠書類としてご提出下さい。
Q5
自家用車で行った場合のガソリン代、高速料金は支出できますか?
A5
支出できません。
Q6
同じ学会に出席する者とツインで部屋を取った場合、宿泊費の領収書はどうすればいいですか?
A6
一人分の金額で領収書を出してもらって下さい。もしそれができない場合は、下記の通りにして下さい。
<同行者が本助成金を受給していない又は受給してはいるが、その領収書を使用しない場合>
領収書の余白に、記載金額が2人分である旨記入し、「出張旅費精算書」には1人分の金額にて計上する。
<同行者が本助成金を受給しており、同じく旅費として計上しようとしている場合>
片方の者はコピーを使わざるを得ないが、コピーとあわせて同行したことを示すサインと一文を別紙に書き、添付する。
Q7
学会参加旅費(運賃・宿泊費)を支出するに当たり、パックツアー料金の方が普通に買うより安いので、利用しようと思います。その場合領収書はどうすればいいですか?
A7
請求書或いは領収書に、航空運賃や宿泊費の料金明細を出してもらうようにして下さい。それが難しい場合は、料金明細が記載されている見積書を作成してもらうようにして下さい。
Q8
上記の質問の続きです。もしQ7の回答の方法でも解決しない場合はどうしたらいいですか?
A8
見積書すら出してくれない場合は、旅行会社に当該期間に単独手配した場合の運賃を問い合わせて下さい。問い合わせる際は、口頭ではなく、必ずメール或いはFAXで回答を得るようにして下さい。運賃が判明しましたら、一度KLLまでご連絡下さい。パックツアーの場合の運賃・宿泊費と、単独手配の運賃・宿泊費から、支出の妥当性を判断いたします。KLLから支出が認められた場合は、旅行会社から送られてきた運賃の回答書類を国内出張旅費精算書に添付し、出張旅費精算書に、交通費と宿泊費の「合算額」を記入するようにして下さい。
Q9
国際学会への学会参加を考えています。A国での学会終了後、B国を経由して日本へ帰ってこようと思っておりますが、支出できますか?
A9
研究活動に関わる用件であれば、参加予定の学会とは無関係でも、成田→A国→B国とまわって頂いても構いません。但し、あくまで研究活動に関わる用件(学会参加の他、大学、研究機関や図書館等での調査等)である場合に限ります。プライベートの用件である場合には、A国→B国の現地交通費や宿泊費、及びB国→成田の航空運賃は支出できませんのでご注意下さい。
Q10
国内旅費の中の宿泊費は一泊に付き11,000円以内となっていますが、その金額を越えている領収書の場合は、11,000円で宿泊先に作成しなおしてもらう必要がありますか?それとも、領収書はそのまま提出して会計報告書には11,000円と記入すればよろしいでしょうか?
A10
領収書は、そのままを提出して下さい。その際、領収書に「内、11,000円を計上」と自筆のメモ書きを添えて下さい。また、会計報告書には、宿泊費(一泊)として11,000円を記入して下さい。
Q11
航空券の半券を紛失してしまいました。どうしたらよいですか?
A11
原則として、航空券の半券が無い場合は、当該チケットの支出は認められません。どうしても航空券の半券が見つからない場合は、航空会社に「搭乗証明」を発行してもらい、それを提出して下さい。

クレジットカード利用に関して

Q1
クレジットカードで物品を購入したが、引き落としの時期が年度内ではありません。購入店の領収書はありますが、この場合はどうすればいいですか?
A1
先に会計報告書と領収書を提出し、カード利用明細は後日ご提出下さい。
Q2
インターネットで注文してクレジットカードで支払いをした場合、何を提出すればいいですか?
A2
インターネットの注文画面をプリントアウトしたものと、クレジットカード会社送付の利用明細書(コピー可・カード名義、該当金額、引き落とし日以外は黒塗り可)をご提出下さい。送られた書籍に「納品書」に当たる書類が同封されている場合は、それも必ず併せて提出して下さい。また、学会旅費の場合は、ホテルのチェックアウトの際にもらうinvoiceをカード利用明細と共に提出して下さい。為替レートについては、通常はカード利用明細に記載されていますが、万が一無かった場合は、カード会社に問い合わせて下さい(カード会社の利益が上乗せされたレートなので、新聞やwebに載っているレートとは異なります)。海外で現金にて支払った場合は、現金を両替する際に発行された外貨両替計算書(交換レートがわかる明細)、又は新聞やweb等で当該日の為替レート表を調べて、ご提出下さい。
Q3
クレジットカードで購入する場合、助成金専用口座から引き落とされるように、新たにカードを作る必要がありますか?
A3
必要ありません。カードの支払い相当額は一旦、ご自分のカード口座で立て替えた後、助成金専用口座から清算する、という形で処理することができます。新たに助成金支出用のカードを作られても構いませんが、その場合、年会費等を本助成金から支出することは出来ません。

9月修了予定者に関して

Q1
採択された年の9月に修了又は単位取得退学等により離籍する場合、書類の提出はいつまでにすればいいですか?
A1
手引きに記載されていますので、ご確認下さい。
Q2
領収書の日付を昨年の9月まで遡って支出することが出来ますか?
A2
出来ません。入学月に関わり無く、領収書の日付が2017年4月1日から2017年9月1日までの領収書のみ、支出を認めております。

その他

Q1
書籍を購入した場合、修了時に大学の資産として返却する義務はありますか?
A1
返却の義務はありません。本助成金修了時に返却する必要があるのは、税込単価が20万円を超える物品(備品)のみです。
Q2
20万円以上の薬品等を購入しても、備品費になるのですか?
A2
税込単価が20万円以上であっても、耐久年数が1年未満であれば消耗品費になります。従って、薬品等は消耗品費になります。
Q3
物品の購入や学会年会費を銀行振込で行いましたが、領収書が先方から来ませんでした。どうしたらいいですか?
A3
銀行振込をすると、窓口では出納印や受領印が押された振込明細書が、ATMでは振込控えがもらえると思いますので、それらを領収書の代わりといたします。但し、振込明細書には物品の名前や学会年会費等の概要が記載されていないことが多いので、物品の場合には納品書にあたるもの、学会年会費などの場合には請求書や会費の概要が書かれているホームページや案内文のコピーをあわせて提出して下さい。
Q4
インターネットショップ(Amazon等)のクーポンを利用して本を買おうと思っています。複数の本を同時購入し、クーポンを利用した場合、本の代金が合計された上でクーポン値引きされるとのことで、各本に対して値引きされるわけではないようです。どうすればよいですか?
A4
インターネットショップから送られてくる請求書には、値引前の本の単価明細が記載されると思いますので、その金額の脇に手書きで割引後の税込単価を計算の上ご記入下さい。(合計金額がピッタリ合うように注意して下さい。)また購入書籍一覧表には、ご自身で計算した割引後の税込単価をご記入下さい。
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