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会計報告書作成の手引き

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報告書の提出について

交付された助成金は以下の事項に留意して、支払支出期限までに必ず全額使用するようにして下さい。助成金の支出が完了したら「研究成果報告書」および「会計報告書」を作成し、定められた期日までに提出して下さい。 「研究成果報告書」・「会計報告書」が期日までに提出されない場合には、研究助成金を返還していただく場合があり、更に、来年度以降の本助成金の申請資格を失います。 特に、「会計報告書」に関しては、期日までに提出がないときは、助成金が各個人の所得とみなされ、課税の対象ともなりかねませんので、十分に注意して下さい。

1. 提出書類
  • 研究成果報告書
  • 会計報告書
  • 費目ごとの必要書類
  • 助成金管理用の銀行口座通帳コピー
2. 期限
支払支出期間

2017年4月1日(土)~2018年3月2日(金)
※9月に修了(単位取得退学を含)する場合:2017年9月1日(金)

書類提出期限

2018年3月5日(月)
※9月に修了(単位取得退学を含)する場合:2017年9月4日(月)

提出先

KLL事務室 創想館3F(14-309)

書類作成について

1. 研究成果報告書(A4 1枚)
  1. 「研究成果報告書」は 800字程度にまとめて下さい。
  2. 手書きの場合、特に外国語の綴りは、はっきりと書くようにして下さい。
2. 会計報告書(A4 1枚)
  1. 費目ごとに項目をソートし、領収書№と金額を記載して下さい。
  2. 合計金額は、300,000円と利子分を加えた金額として下さい。
  3. 「旅費」は、出張毎に記載して下さい。(1回の出張につき、1行記載。例えば、4回出張に行った場合は4行記載。)
3. 費目の種類

本助成金で設定している費目は、下記の6費目です。

  • 備品費
    税込単価が20万円以上の機器備品で、耐久年数が1年以上のもの ※1
  • 用品費
    税込単価が10万円以上20万円未満の用品
  • 消耗品費
    税込単価が10万円未満のもの(文具類、実験用品、研究用器具、ソフトウェア等) ※2
  • 図書資料費
    書籍、文献取寄代等 ※3
  • 旅費
    宿泊を伴う出張に要する交通費、宿泊費、空港使用税、学会参加費等 ※4
  • その他
    宿泊を伴わない出張に要する交通費(近郊の電車・バスに要した交通費)、学会参加費、学会年会費、通信運搬費、製本印刷費、電算機使用料、振込手数料等 ※5
  • ※1 備品を購入した場合は大学の資産として登録され、原則として修了時に大学に返還していただくことになります。
  • ※2 複写費(コピー代)、現像・焼付費等も消耗品費となります。
  • ※3 一般的な辞書(外国語辞書等)は支出不可です。また、文献のコピー代は消耗品費になります。
  • ※4 発表ではなく聴講のみの学会出張であっても、支出可能です。また、宿泊を伴う出張による学会参加の場合、学会参加費は「旅費」に含めて下さい。
  • ※5 宿泊を伴わない出張による学会参加の場合、学会参加費は「その他」に計上して下さい。
4. 費目別提出書類
  • 備品費
    (1)領収書 (2)見積書 (3)納品書 (4)請求書 (5)クレジットカード利用明細書(カード払いの場合)
  • 用品費
    (1)領収書 (2)クレジットカード利用明細書(カード払いの場合)
  • 消耗品費
    (1)領収書 (2)クレジットカード利用明細書(カード払いの場合)
  • 図書資料費
    (1)領収書 (2)9「購入書籍一覧表」  (3)クレジットカード利用明細書(カード払いの場合)
  • 旅費
    -国内出張の場合-

    • 5 「出張報告書(国内)」
    • 6 「出張旅費精算書(国内)」
    • 領収書
    • 4 「交通費領収書」(電車・バス等で領収書が出ない場合のみ)
    • 振込票の控え(学会参加費が事前振込の場合)
    • クレジットカード利用明細書(カード払いの場合)
    • 学会参加費の金額が記載されたページのコピー(学会参加費がある場合)
    • 開催日時・開催場所が掲載されたプログラム等のコピー(学会・研究大会参加の場合)
    • ※宿泊費は、1泊につき11,000円以内の実費とします。
    • ※交通費は、実費とします。(グリーン料金は除きます。)
    • ※新幹線のぞみの料金は支出可能です。
    • ※タクシーは原則的に利用不可。やむを得ず利用した場合(公共交通機関が存在せず、タクシー等を利用しなくてはいけない状況である場合等)には、必ず領収書をもらって下さい。
    • ※航空機の利用は500km以上の場合のみ。必ず領収書をもらって下さい。
    • ※学会・研究大会に発表者として参加した場合は、プログラム等のコピーの中の氏名・題目が掲載された箇所にラインを引いて下さい。
    • ※学会参加費は、6 「出張旅費精算書(国内)」の“その他”の欄に計上して下さい。

    -国外出張の場合-

    • 7 「出張報告書(国外)」
    • 8 「出張旅費精算書(国外)」
    • 領収書
    • 4 「交通費領収書」(電車・バス等で領収書が出ない場合のみ。但し、日本国外を除く。(日本国外は領収書必須)
    • 振込票の控え(学会参加費が事前振込の場合)
    • クレジットカード利用明細書(カード払いの場合)
    • 学会参加費の金額が記載されたページのコピー(学会参加費がある場合)
    • 開催日時・開催場所が掲載されたプログラム等のコピー(学会・研究大会参加の場合)
    • 航空券の半券の現物、もしくはそのコピー
    • パスポートの顔写真ページと該当旅程の出入国印が押されているページのコピー
      • ※航空運賃以外の交通費は、8 「出張旅費精算書(国外)」の“交通費”欄に計上して下さい。
      • ※交通費は実費とします。(グリーン料金は除きます。)空港までの日本国内での移動は旅費申請に基づき、鉄道賃、バス賃、航空賃の実費を支給します。なお、成田空港までの移動は国外出張扱いであり、成田エクスプレス等の特急利用が可能です。必ず領収書をもらって下さい。
      • ※宿泊費は実費、航空運賃は エコノミー料金を上限とした実費とします。
      • ※海外旅行保険は、支出不可です。
  • その他

    • 領収書
    • 4「交通費領収書」(電車・バス等で領収書が出ない場合のみ。但し、日本国外を除く。(日本国外 は領収書必須))
    • 振込票の控え(学会年会費、宿泊を伴わない出張による学会参加費等の場合)
    • 学会案内・年会費振込要領等の関係資料(学会年会費、宿泊を伴わない出張による学会参加費等の場合)
    • クレジットカード利用明細書(カード払いの場合)
      • ※学会参加費に計上できるものは、学会開催日が2017年4月1日から2018年3月31日の間に開始・終了するもの。
      • ※学会年会費に計上できるものは、2017年4月1日から2018年3月31日の間に開始するもの(但し、当該年度相当分)。
      • ※学会参加費・学会年会費いずれの場合も、領収書の日付は2017年4月1日から2018年3月2日の間であること。
      • ※ソフトウェアやパソコンの保守契約等が複数年にわたる場合には、当該年度相当分のみの経費を対象とします。
5. 領収書に関する注意事項
  • 研究費の支出にはすべて領収書(原本)が必要です。領収書のないもの(紛失含む)は経費として認められませんのでご注意下さい。但し、銀行振込のみで業者による領収書が得られない場合、銀行の振込明細書と請求書を提出して下さい。
  • 領収書の宛名は、「慶應義塾大学 ○○××(自分の氏名)様」として下さい。
  • 「領収書」の記載のないレシートは無効です。またコピーも認められません。提出の際には、支払い金額表示箇所から支出明細を切り離さず、一括にてご提出下さい。
  • 領収書には具体的な物品名等(「お品代」、「文具」、「パソコン用品」、「ソフトウェア」等は不可)と日付が明記されている必要があります。複数購入し、まとめて代金を支払った場合にも、個別の物品名を記載して下さい。
  • 研究期間は2017年4月1日から2018年3月末日までの1年間です。領収書はこの期間中のものが有効ですが、会計処理の都合上、実際の支出は2018年3月2日までにすべて完了して下さい。(9月に修了(単位取得退学を含む)する場合は、2017年9月1日まで。)
  • 領収書が出ない公共交通機関利用の近郊交通費(おおむね100 キロ以内の普通鉄道料金・路線バス料金等)のみ、4 「交通費領収書」を作成のうえ、提出して下さい。交通費は実費とします(グリーン料金は認めません)。 交通費の経路の選択は原則として経済的・合理的であることが求められます。当該日の運賃と経路が確認できるWeb画面(「Yahoo!路線情報」などの経路検索画面)を添付して提出して下さい。
  • Amazonで代金引換の支払いをした場合は梱包材に貼付される「品代金領収書」が正規の領収書ですので、紛失されないようご留意下さい。また、この領収書とは別に、梱包内に同梱されている商品金額詳細、 支払方法、割引金額等が記載された「納品書」も領収書とあわせてご提出下さい。
  • インターネット取引であっても、経理処理上認められる正式な請求書、領収書等を必要とします。海外の業者との取引等で、領収書が発行されない場合には、証拠書類として、取引状況を説明するすべての記録(メールや申込み画面のハードコピー、品名、規格、単価、数量、金額および支払方法等が記載されていること)と、クレジットカード会社送付の利用明細書(コピー可・カード名義、該当金額、引き落とし日以外は黒塗り可)の提出が必要です。
  • クレジットカードでの支払いの際には、領収書の他に、クレジットカード会社送付の利用明細書(コピー可・カード名義、該当金額、引き落とし日以外は黒塗り可)を必ず添付して下さい。
  • 外貨での支払い(現金)の場合は、領収書の他に、レート表※を必ず添付して下さい。
    • ※「外貨交換計算書」もしくは、「領収日のレートをインターネット等で調べたものを印字したもの」
      (参考サイト:http://www.oanda.com/convert/classic
  • 領収書のまとめ方等については、【領収書の提出について】の案内を参照して下さい。
6. 支出できない経費について

対象経費は研究期間における研究を遂行するのに直接必要な経費です。以下の経費は本助成金から支出できませんのでご注意下さい。

  1. 建物等施設に関する経費
  2. 雇用関係が生じるような月極の給与、退職金、ボーナス、その他各種手当て(謝金)
  3. 図書券・文具券・コピーカード等の金券
  4. 慶應義塾に支払うお金(メディアセンター・研究室等でのコピー代、計算機使用料等)
  5. 机、いす、棚等の什器類
  6. 各種学校・語学学校の授業料・講習料
  7. 海外旅行保険
  8. 一般的な辞書(外国語辞書等)
  9. 電話代、インターネット使用料等私的使用と区別のつかないもの
  10. その他、当該研究に直接関係のない経費(飲食費等)

※ポイント、マイレージ、商品券等利用による領収書は、実支払い分のみが補助対象経費です。

その他の注意事項

1. 助成金の管理
  • 助成金は、採択者本人の専用口座に、2017年7月下旬を目途に振り込みます。口座開設時に預け入れをした金額は、助成金が振り込まれる前に引き出し、残高をゼロにしておいて下さい。
  • 入金後、本助成金の管理は、助成金管理用の銀行口座上のみで行って下さい。
  • 本助成金は会計処理上、年度独立の原則に従って運用され、次年度への繰越しは認められません。そのため、預金により生ずる利子(解約時にも利子がつきます)も含めて、2018年3月2日まで(9月に修了(単位取得退学を含む)する場合は、2017年9月1日まで)に支出を完了し、預金残高をゼロにして下さい。会計報告書を出す際に、通帳の預金残高を示すページのコピーも一緒に提出して下さい。
  • 助成金支出完了時に、銀行口座を解約する必要は特にありません。
  • 2017年度中に、一定額以上の収入を得ている方で他の資金や助成金の併用支給が認められていない研究員として雇用されることが決まった場合には、全額返金していただきますので、あらかじめご了承下さい。
  • 引っ越し等で連絡先が変更になる場合や研究期間中に離籍する場合は必ずKLL事務室に連絡して下さい。(メール可)
  • 研究期間中に離籍する場合は、それまでに研究を完了させ、各報告書類を提出して下さい。離籍後の領収書は認められません。
  • その他、不明な点は事前にKLL事務室までお問い合わせ下さい。
2. お問い合わせ先

慶應義塾先端科学技術研究センター 事務室(創想館3F 14-309)
内線:40118/外線:045-566-1794
月~金曜日(祝祭日除く) 9:00-17:00(11:30-12:30を除く)
E-mail:staff@kll.keio.ac.jp

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